Windows Office 365 Integration: Tipps für Unternehmen

Was Sie mit Ihrem Unternehmen bei der Office 365 Integration beachten sollten? Wir geben Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Aspekte und häufige Fehler, die Unternehmen nicht außer Acht lassen sollten, wenn sie mit Office 365 ihre Arbeitsabläufe optimieren und Professionalität sowie Produktivität steigern wollen. Mit diesen Tipps holen Sie das Beste aus der cloud-basierten Suite von Microsoft und sparen Kosten.

Office in der modernen Arbeitswelt

Mit seinen Anwendungen – zu den bekanntesten gehören Word, Excel, PowerPoint und Outlook – ist die Office-Suite von Microsoft nicht aus der modernen Bürowelt wegzudenken. Die Office-365-Version bietet darüber hinaus Cloud-Dienste wie OneDrive, SharePoint und Teams, welche einen großen Fortschritt für die ortsunabhängige, flexible und effiziente Zusammenarbeit in Echtzeit bedeuten.
Die zentrale Speicherung und einfache Freigabe von Dokumenten in OneDrive und SharePoint erleichtern den Zugriff und die gemeinsame Bearbeitung. Automatisierte Workflows und die Integration mit anderen Unternehmensanwendungen reduzieren den Arbeitsaufwand und beschleunigen Geschäftsprozesse.

Office 365 Integration für Unternehmen

Mit einer gelungenen Office 365 Integration werden die Microsoft-Office-Tools in die bestehenden IT-Systeme und Arbeitsprozesse eingebunden, sodass alle wichtigen Anwendungen und Dienste zentral verwaltet und genutzt werden können – das umfasst die Verbindung von Office 365 mit anderen Softwarelösungen, die Nutzung von API-Schnittstellen und die Implementierung von Add-ins, um den Funktionsumfang zu erweitern.

Office 365 Integration – Tipps gegen übliche Fehler

Wenn Sie sich dafür entschieden haben, Microsoft Office 365 in Ihre IT-Umgebung zu integrieren, um Ihre Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten und Ihre Produktivität zu erhöhen, gibt es einiges, was Sie beachten können, damit die Integration gelingt und alles rund läuft. Im Folgenden geben wir Ihnen ein paar Punkte an die Hand, wie Sie Fehler vermeiden und die Office-Suite optimal nutzen.

Planung und Vorbereitung

Ein häufiger Fehler bei der Integration ist eine fehlende Vorbereitung. Um Kompatibilitätsprobleme, Datenverluste und Ausfallzeiten zu vermeiden, sollten Unternehmen zunächst eine umfassende Bestandsaufnahme vornehmen. Welche vorhandenen Anwendungen, Daten und Prozesse sollen in Zukunft auch mit Office 365 zur Verfügung stehen?
Auf Basis der Bestandsaufnahme lassen sich klare Ziele definieren – das hilft enorm dabei, die richtigen Entscheidungen für die Konfiguration und Nutzung der Plattform zu treffen. Auch die Wahl der richtigen Version wird dadurch erleichtert.

Technische Umsetzung

Wenn die Ziele und Anforderungen klar definiert sind, können Sie die Einstellungen exakt daran anpassen. Stellen Sie zunächst vor der Office 365 Integration die ordnungsgemäße Sicherung Ihrer Daten sicher und sorgen Sie dafür, dass Ihr IT-Setting Office 365 in puncto Netzwerkbandbreite, Speicherplatz und Hardwareanforderungen unterstützt.
Die richtige Konfiguration ist entscheidend dafür, dass Sie als Unternehmen das Optimum herausholen, sodass all Ihre Anforderungen erfüllt sind.
Ist die Konfiguration erledigt, sollte die Suite ausgiebig getestet werden, um etwaige Probleme auszumachen und diese zu beseitigen, bevor Office 365 für alle Nutzer in die Anwendung geht.

Anwendungsmanagement

Oft wird übersehen, dass jede Plattform nur soweit ihre vollen Vorteile bringt, wenn die Mitarbeiter im Unternehmen diese auch ausgiebig nutzen. Eine umfassende Einschulung ist deshalb der Schlüssel, um das Potenzial aller Funktionen und Möglichkeiten für die Produktivität auszuschöpfen. In weiterer Folge sollte die Verwendung der Suite auch in die Arbeitsabläufe integriert werden – stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter alle Funktionen nutzen und fordern Sie Feedback ein. So können Sie auch im Arbeitsalltag leicht Fehlerquellen identifizieren und Funktionen finden, die eventuell angepasst werden sollten.

Sicherheit, Compliance und Updates

Holen Sie am besten einen erfahrenen Partner ins Haus, der Ihnen behilflich sein kann, die Office 365 Integration so vorzunehmen, sodass Ihr Unternehmen bestens bedient ist.
Sorgen Sie dafür, dass die entsprechenden Sicherheitseinstellungen gemacht werden, um all Ihre Daten zu schützen. Sorgen Sie auch für eine entsprechende Compliance – alle geltenden Gesetze, Vorschriften und Standards für die Speicherung, Nutzung und Übertragung von Daten sollten eingehalten werden, um Rechtsstreitigkeiten oder Image-Schäden zu vermeiden. Eine regelmäßige Überwachung ist dafür notwendig.

Office 365 Integration – Welche Version passt für mein Unternehmen?

Microsoft 365 Business Basic ist für kleine Unternehmen mit bis zu 300 Benutzern konzipiert. Neben den wichtigsten Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Teams) sind 1 TB OneDrive-Speicher pro Benutzer und erweiterte Sicherheitsfunktionen inkludiert.

Microsoft 365 Business Standard bietet zusätzlich zu jenen von Business Basic weitere Funktionen, wie zum Beispiel in den Bereichen E-Mail oder Sicherheit.

Microsoft 365 Business Premium stellt das umfassendste Paket an Funktionen dar. Die Business-Standard-Version wird hier um Desktop-Versionen von Publisher und Access, umfangreichere Sicherheitsfunktionen und fortgeschrittene Analysemöglichkeiten erweitert.

Microsoft 365 E3 und E5 sind Versionen für große Unternehmen und Organisationen mit komplexen Anforderungen. Entsprechend groß ist der Umfang an Funktionen und Skalierbarkeit.

Microsoft 365 A1, A2 und A3 sind für gemeinnützige Organisationen und Bildungseinrichtungen gedacht – sie bieten ähnliche Funktionen wie die Business-Versionen zu einem reduzierten Preis.

Tools und Add-ins für Microsoft Office 365 Integration

Mit Microsoft 365 können verschiedene Anwendungen in Ihre IT-Umgebung integriert werden, zum Beispiel:

Microsoft Teams: Die Plattform erleichtert die Echtzeit-Zusammenarbeit und Kommunikation mit Chat, Videoanrufen und Dateifreigabe in einem Tool.

SharePoint: Mit dieser Webanwendungsplattform kann Ihr Unternehmen Inhalte und Dokumente gemeinsam verwalten und an Projekten zusammenarbeiten.

OneDrive: Der Cloud-Speicherdienst ermöglicht die sichere Speicherung und den Zugriff von überall aus.

Klassische Office-Tools: Auch übliche Office-Tools wie Outlook, Excel und PowerPoint können online im Rahmen von Office 365 verwendet werden.

Dropbox: Die beliebte Cloud-Speicher-Lösung lässt sich in Microsoft Office 365 integrieren. Die Dateien können in Office bearbeitet werden und werden laufend synchronisiert.

Procore-Dokumente-Tool: Mit dem Procore Office-Dokumente-Tool lassen sich Office-Dokumente direkt innerhalb von Procore erstellen, bearbeiten und speichern

Add-ins aus dem Office-Store

Im Office Store gibt es eine Vielzahl von Add-ins, die die Funktionalität von Office-Anwendungen erweitern können.

Outlook Add-ins: Beim Planen von Mails und Terminen und dem Managen von Kontakten hilft etwa Boomerang. Für das zeitsparende Bearbeiten einer großen Menge an E-Mails steht Advanced Folders Watch zur Verfügung.

Word Add-ins: Daten wie Adressen, Telefonnummern oder URLs können mit Transform Data by Example wesentlich einfacher aufbereitet, standardisiert oder transformiert werden. Sonderzeichen und Emoticons suchen und verwenden – Symbols and Characters vereinfacht das.

Excel Add-ins: People Graph erstellt ansprechende Visualisierungen aus Daten und das Nasdaq-Add-in bietet Zugang zu Finanz- und Wirtschaftsdaten aus diesem Netzwerk.

PowerPoint Add-ins: Mit Lucidchart Diagrams können Diagramme und Wireframes bequemer erstellt werden. Pickit hilft Ihnen, Präsentationen mit Bildern, Symbolen und Cliparts visuell ansprechender zu gestalten.

Fazit

Mit der Microsoft Office 365 Integration bietet Unternehmen umfassende Werkzeuge, die es erlauben, auch online und in Echtzeit gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten und die Arbeitsprozesse bequem und effektiv miteinander abzustimmen. Eine erfolgreiche Microsoft Office 365 Integration in Ihre IT-Umgebung sollte genau auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens maßgeschneidert sein. Wir hoffen, Ihnen mit den hier genannten Tipps eine gelungene Integration für mehr Effizienz und Produktivität in Ihrem Unternehmen gegeben zu haben.

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